מכירים את זה שאתם רוצים לשלוח עדכון במייל לקבוצת אנשים קבועה כמו הילדים, הנכדים, הוועד וכד'. אז מתחילים לחפש כתובות, להעתיק, להדביק ולהוסיף אחד אחד ו…. תמיד שוכחים מישהו?
הפתרון הפשוט הוא קבוצת אנשי קשר (בגוגל זה נקרא גם תווית) פעם אחת מסדרים ומאז שולחים מייל לקבוצה בלחיצה.

מה זה בעצם קבוצה בג׳ימייל?

תחשבו על זה כמו רשימת כתובות מייל עם מכנה משותף לדוגמה "משפחה", "חברים", "ועד בית", "חוג ברידג׳". בדיוק כמו קבוצת ווטסאפ.
במקום להקליד בכל פעם את כל הכתובות, אתם כותבים בשדה "אל" רק את שם הקבוצה וג׳ימייל ממלא לבד את כולם.

איפה יוצרים קבוצה?

את יצירת הקבוצה עושים במחשב (דפדפן כרום/אדג׳) אחרי שמגדירים במחשב  זה עובד גם בטלפון הנייד.

יצירת קבוצת אנשי קשר (במחשב) צעד אחר צעד:

נכנסים לאנשי קשר של גוגל (Google Contacts) מתוך חשבון הגוגל שלכם.

1. בצד, מחפשים את האזור של "תוויות" (Labels) ולוחצים על סימן +
2. בחלון שייפתח נותנים שם ברור לקבוצה, למשל:
   • "משפחה"
   • "ועד בית"
   • "חברים מהצבא"
3. לוחצים שמירה.

הוספת אנשים לקבוצה

1. עדיין ב – Google Contacts   מסמנים את אנשי הקשר שרוצים להוסיף (אחד או כמה).
2. למעלה לוחצים על "ניהול תוויות" (Manage labels).
3. בוחרים את שם הקבוצה שיצרתם ומאשרים (לוחצים על החלה).

שימו לב: אם לאיש קשר יש כמה כתובות מייל, בדרך כלל תיכנס לקבוצה כתובת ברירת המחדל שלו.

אנשי קשר יכולים להיכלל ביותר מקבוצה אחת.

איך שולחים מייל לקבוצה בג׳ימייל?

1. נכנסים ל – Gmail במחשב.
2. לוחצים "כתיבת הודעה"(Compose)
3. בשדה "אל" מתחילים להקליד את שם הקבוצה (למשל "משפחה").
4. בוחרים את הקבוצה מהרשימה וג׳ימייל יציג את כל האנשים בשדה "אל".
5. אם נרצה לא לשלוח למישהו מתוך הקבוצה נוכל במייל הספציפי למחוק את הכתובת שלו

טיפ איך לא לשלוח בטעות לכולם "גלוי"

כשמדובר בקבוצה גדולה לפעמים עדיף לשים את הקבוצה בשדה "עותק מוסתר" (BCC) . כך אף אחד לא רואה את כתובות המייל של האחרים, וזה גם מרגיש יותר מכבד.

סיכום

קבוצות אנשי קשר הן אחת ההמצאות שמורידות לחץ. פעם אחת מסדרים, ומאז שולחים הודעה לכולם בקלות, בלי טעויות ובלי לשכוח אף אחד.

אני מזמינה אותך להגיב כאן בבלוג ולשתף את חבריך