חיפוש ב – Outlook הוא די קל, אך מדוע לטרוח להקליד שוב ושוב את אותם חיפושים אם מבצעים אותם באופן קבוע? תיקיות חיפוש מותאמות אישית מאפשרות לנו לשמור את החיפושים המותאמים אישית כך שנוכל לחזור אליהם בלחיצת כפתור או שתיים.
היתרון המשמעותי נובע מכך שהם מתעדכנים אוטומטית, הם למעשה עובדים יותר כמו תיקיות וירטואליות – בדומה לתכונה תוויות ב – Gmail ואף עוצמתיות יותר. אם לדוגמה נרצה תיקיה שמציגה רק הודעות שלא נקראו, מאדם מסוים ויש לה קבצים מצורפים אחד או יותר אין בעיה.
בואו נלמד כיצד להגדיר אותם.
איך ליצור תיקיית חיפוש מוגדרת מראש ב – Outlook
ב – Outlook כבר יש מספר תיקיות חיפוש מוגדרות מראש שנוכל להשתמש בהן ושווה לבדוק אותן תחילה למקרה שיכסו את צרכינו.
ראשית, נמצא את תיקיות החיפוש שלנו בתחתית רשימת התיקיות.
בקובץ הנתונים שלנו ב – Outlook בצד ימין של החלון. לכל קובץ נתונים יש תיקיית חיפוש משלו, כך שאם אנו משתמשים ב – Outlook כדי לבדוק יותר מחשבון אחד, אפשר להגדיר תיקיות חיפוש שונות עבור כל אחת מהן.
עם זאת, לא נוכל אפילו לבחור בתיקיית "תיקיות חיפוש", עד שניצור את תיקיית החיפוש הראשונה שלנו. ליצירת תיקיית חיפוש, נעבור לכרטיסייה "תיקיה" ברצועת הכלים ונלחץ על כפתור "תיקיית חיפוש חדשה".
ייפתח חלון תיקיית החיפוש החדש, שם נראה תיקיות חיפוש מוגדרות מראש המאורגנות בקטגוריות כמו קריאת דואר, דואר מאנשים ורשימות וארגון דואר. אפשר להיכנס ולבדוק מה התוכן שנמצא בכל תיקייה פשוט לדפדף בהן.
כאן אנו יוצרים תיקיית חיפוש חדשה המציגה דואר שלא נקרא. זוהי תיקיית חיפוש מעולה משום שהיא מציגה את כל הדואר שלא נקרא, לא משנה באיזו תיקיה הוא מאוחסן. פשוט נלחץ על תיקיית החיפוש שאנו רוצים ליצור ואז נלחץ על כפתור "אישור".
יצירת תיקיית חיפוש מותאמת אישית ב – Outlook
תיקיות חיפוש מותאמות אישית מאפשרות לנו קריטריונים נוספים שתיקיות החיפוש שהוגדרו מראש אינן כוללות – נוכל לחפש בכל שדה שהודעת Outlook מכילה. חשוב יותר, נוכל ליצור תיקיית חיפוש בהתאמה אישית המשתמשות במספר קריטריונים לבחירת הודעות. לדוגמה, הודעה אחת בלבד מאנשים מסוימים ובהן מילים ספציפיות בשורת הנושא.
ליצירת תיקיית חיפוש, נעבור לכרטיסייה "תיקיה" ברצועת הכלים ונלחץ על כפתור "תיקיית חיפוש חדשה".
בחלון תיקיית החיפוש החדשה, נגלול מטה לתחתית הרשימה, נבחר באפשרות "צור תיקיית חיפוש מותאמת אישית" ונלחץ על כפתור "בחר".
בחלון תיקיית החיפוש המותאם אישית, נקליד שם לתיקיה.
בשלב הבא נגדיר את הקריטריונים לחיפוש, לכן נלחץ על כפתור "קריטריונים".
חלון קריטריונים של תיקיית החיפוש מאפשר לנו להתאים אישית את החיפוש שלנו, ונוכל לבחור כמה שיותר מהקריטריונים הזמינים שאנו רוצים.
הכרטיסייה "הודעות" מכילה קריטריונים בסיסיים המאפשרים לנו לחפש מילים ספציפיות בנושא או בגוף ההודעות, שולחים ונמענים. אפשר גם להגביל את החיפוש להודעות בהן אנו הנמען היחיד בשורה "אל" או בשורה "אל" או "עותק" עם אנשים אחרים.
ונוכל אפילו לציין טווח זמן עבור ההודעות על סמך המועד שהתקבלו, נשלחו, השתנו וכן הלאה. כך למשל נוכל להציג רק הודעות שהתקבלו בשבעת הימים האחרונים.
הכרטיסייה "אפשרויות נוספות" מספקת קריטריונים רבים יותר לצמצום החיפוש. אפשר לחפש לפי הודעות בקטגוריות ספציפיות, אלה שלא נקראו או יש קבצים מצורפים, לפי חשיבות ההודעה, הודעות שסומנו או לא, ואפילו לפי גודל ההודעה בפועל. האחרון יכול להועיל לאיתור ומחיקת קבצים מצורפים גדולים.
הכרטיסייה "מתקדם" מאפשרת להוסיף קריטריונים על בסיס כל השדות שאובייקט Outlook יכול לאחסן ויש המון כאלה, אבל אם צריך לחפש לפי דברים שלא מצאנו בכרטיסיות האחרות, רוב הסיכויים שנמצא אותם על ידי לחיצה על כפתור ה"שדה "וגלישה בתפריטים.
לאחר שנסיים להגדיר את כל הקריטריונים שאנחנו רוצה בשלוש הכרטיסיות, נלחץ על כפתור "אישור" כדי לחזור לחלון תיקיית החיפוש המותאם אישית. ועוד דבר אחד שנרצה להגדיר כאן לפני שנסיים.
כברירת מחדל, החיפוש המותאם אישית שניצור ימשוך מכל התיקיות בקובץ הנתונים של Outlook שלנו. אם ברצוננו להגביל את זה לתיקיות מסוימות, נלחץ על כפתור "עיון".
בחלון בחר תיקיות, נבחר את התיקיות שברצוננו לכלול בחיפוש ונלחץ על כפתור "אישור".
ואז בחזרה בחלון ההתאמה האישית הראשי, נלחץ שוב על "אישור".
Outlook יוצר את תיקיית החיפוש המותאמת אישית ומוסיף אותה לתצוגת התיקיות שלך.
דוגמאות לדברים שבהם נוכל להשתמש בתיקיות חיפוש עבור:
- הודעות אל אדם מסוים או ממנו
- הודעות עם דגלי מעקב לפי קטגוריה
- הודעות בעלות חשיבות גבוהה
- הודעות אל לקוח וממנו (אפשר להשתמש בדומיין המלא שלו בתיבת החיפוש ולבחור לחפש בכל השדות)
- הודעות עם קבצים מצורפים ושמם גודל מסוים (נהדר להיפטר מקבצים מצורפים גדולים ולהפחתת גודל קובץ הנתונים שלך)
אני מזמינה אותך להגיב כאן בבלוג ולשתף את חבריך.
אם ברצונך להתייעץ בנושאי מחשבים, אינטרנט וטכנולוגיה, מחפש ליווי טכנולוגי השאר את פרטיך
ואשמח לעזור בהקדם.
