כיצד לבצע מיזוג דואר ב – Word בעזרת אשף

מיזוג דואר – מאפשר ליצור סדרת מכתבים שתוכנם אחיד פחות או יותר, ומיועדים למספר גדול של נמענים לדוגמה מכתב אחיד בעל פריטים מעטים שונים שנרצה לשלוח להורי תלמידים בכיתה או בית ספר, הזמנה לאירוע ועוד.

בעזרת מיזוג דואר אפשר גם ליצור תוויות ומעטפות.

כדי לבצע מיזוג דואר נשתמש באשף מיזוג דואר שנמצא בכרטיסיית דברי דואר.

לפני שמתחילים את התהליך יש לדאוג שיהיו ברשותנו מספר דברים:

• קובץ Word או Excel ובו טבלה מסודרת, אחידה וברורה עם נתונים אותם נשלוף לתוך המסמך, כגון: שם, טלפון, כתובת וכד'. כל הנתונים שנרצה לשלוף צריכים להיות בכותרות של הטבלה (שדות)
• קובץ Word ובו המסמך עבורו נרצה לבצע את מיזוג הדואר ניתן גם לכתוב את המכתב תוך כדי תהליך המיזוג.

שלבי ביצוע של מיזוג דואר

נפתח את המכתב שמהווה מסמך אליו נרצה להכניס את הנתונים הממוזגים

נלחץ על כרטיסיית דברי דואר >> התחל מיזוג דואר >> אשף מיזוג דואר צעד אחר צעד.

בצד שמאל של המסך יופיע חלון ובו אשף המנחה את ביצוע תהליך מיזוג דואר שלב אחר שלב. ניתן להתקדם בשלבים של האשף ולחזור לשלבים קודמים בעת הצורך

בחלון זה יוצג השלב הראשון מתוך שישה שלבים, מעבר בין השלבים נמצא בחלקו התחתון של החלון.

להלן השלבים השונים:

שלב ראשון – בחירת סוג מסמך:

יש לסמן מכתבים וללחוץ על הבא : התחלת המסמך בחלקו התחתון של החלון.

שלב שני – בחירת המסמך הפותח:

לסמן השתמש במסמך הנוכחי וללחוץ על הבא : בחירת נמענים

שלב שלישי – בחירת נמענים:

יש ללחוץ על "עיון" ולבחור את הקובץ ובו טבלת הנתונים שיצרנו ובה כל פרטי הנמענים שנרצה למזג (קובץ האקסל עם טבלת הנתונים)

לאחר בחירת הטבלה יפתח חלון ובו יוצגו כל גיליונות האקסל שבקובץ נבחר את הגיליון הרצוי ונלחץ על אישור

יפתח חלון נוסף בו יוצגו הנתונים נוכל להוריד נתונים אותם לא נרצה למזג על ידי ביטול הסימן √

לאחר מכן נלחץ על הבא: כתוב את המכתב שלך

שלב רביעי – כתוב את המכתב:

מאחר ופתחנו את המסמך בהתחלת המיזוג עלינו להוסיף עכשיו במקומות המתאימים את השדות למיזוג . הנתונים של שדות אלו יתווספו אוטומטית למסמך עם סיום המיזוג

נציב את סמן הכתיבה במקום בו נרצה להוסיף את הנתון

נלחץ על הוסף שדה מיזוג

מתוך רשימת השדות נבחר את השדה הרצוי

נחזור על הפעולה ונציב את כל המשתנים במקומם הרצוי במסמך

שימו לב אם הוספנו מספר שדות ברצף יש להכניס ביניהם רווח

דוגמת המכתב לאחר הוספת השדות

לאחר מכן נלחץ על הבא: סקירת מכתבים

שלב חמישי – סקירת מכתבים:

מאפשר דפדוף בין המסמכים שנוצרו והצגת הנמענים בתוך המכתב לעיון מהיר לפני השלמת הפעולה סופית

לאחר מכן נלחץ על הבא: השלמת המיזוג

שלב שישי – השלמת המיזוג

להדפסה ישלחו את המסמכים הממוזגים למדפסת או לעריכת מכתבים בודדים יציג את כל המסמכים הממוזגים על המסך אחד אחרי השני

עד כאן כל השלבים לביצוע מיזוג דואר